Я выиграю любой тендер потому что

Как легко выиграть тендер новичку

Мы часто говорим о тонкостях проведения закупок — поиск, тип размещения, аналитика, организация процессов, законы и так далее по списку. Каждый раз углубляясь в тему, мы всё больше забываем о тех, кому, наверное, труднее всего — о новичках.

Начиная участвовать в тендерах, появляется много неясностей и, соответственно, ошибок.

В этом материале, мы расставим все точки над «i». Если вы только начали работать с тендерами, мы расскажем где велика вероятность допустить ошибку. Для тех же, кто только планирует окунуться в мир госзаказов, данная публикация станет чек-листом с множеством ценных советов!

Документы для участия в тендерах

Поскольку закупки находятся под контролем государства, а именно ФНС, следует понимать, что сбора различных бумажек не избежать.

• учредительные документы организации;
• документы, подтверждающие полномочия;
• справка об отсутствии задолженностей по налогам, сборам и тому подобное;
• копия паспорта, желательно всех страниц (для ИП и самозанятых);
• свидетельство о регистрации компании или ИНН юридического лица;
• выписка из ЕГРЮЛ или ЕГРИП;
• копии бухгалтерских отчетов о балансе, прибылях и убытках (заверенные в налоговой или с квитанциями о сдаче);
• опись всех представляемых документов (требуется редко, но сделать не помешает)
• лицензии, сертификаты, разрешения (если необходимо).

Поздравляем, теперь у вас собран полный пакет всех необходимых документов! Что же делать с ними дальше?

Что нужно для участия в тендерах

Наверно Вы и сами понимаете, что вышеперечисленные документы нужны не просто так. И даже не для того, чтобы кинуть их на стол заказчику со словами «Дай тендер!».

Все они необходимы для получения ряда регистраций и специальных инструментов для участия.

Что нужно получить:

1. Электронная подпись
2. Личный кабинет организации / ИП на Госуслугах
3. Аккредитация в ЕИС / ЕРУЗ (автоматически даёт аккредитацию на восьми государственных электронных торговых площадках)
4. Спецсчет в банке

Даже после выполнения всех пунктов, не стоит убирать собранную документацию в долгий ящик. Храните все бумаги вместе, на всякий случай.

Какой способ определения поставщика выбрать

Вопрос неоднозначный. В зависимости от того, что предлагает Ваша компания — поставку, работу или услугу, ответ будет отличаться. Кроме того, он будет отличаться и в случае разных сфер деятельности.

Проще говоря, что справедливо для строительства, не будет таковым для IT или уборки помещений.

Поэтому мы постараемся привести самые распространенные примеры, но для конкретно Вашего случая, лучше обратиться за консультацией к специалистам.

Выполнение работ

При выполнении работ по, например, текущему ремонту, лучше всего выбирать Электронный аукцион.

Преимущества этого выбора банальны — очень простой пакет документов. Вам понадобится всего лишь подготовить и прикрепить карточку предприятия, а все остальные документы подгружаются из ЕИС.

Однако, на всякий случай, всё равно изучайте документацию. Вдруг заказчик решит включить дополнительные требования. Такое происходит нечасто, но лучше перебдеть.

Это очень удобный и легкий вариант, ведь шанс допустить ошибку сведен к минимуму, а это уже половина успеха!

В случае с капитальным ремонтом или реконструкцией, дела обстоят сложнее. Скорее всего будут требоваться дополнительные бумаги — выписка из СРО, лицензия и так далее. В целом, даже с учетом этих документов, процедура остается достаточно простой по бюрократической части.

Поставка

При осуществлении поставок, чаще всего, простейшим вариантом будет Запрос котировок.

Дело в том, что при поставке необходимо указывать характеристики товаров или материалов. Это очень трудоемкая работа. В запросе котировок критерии намного проще, что существенно упрощает задачу.

Также, используя такой тип размещения, можно заработать больше, ведь условия для необоснованного снижения цены попросту отсутствуют.

Услуги

Предоставление услуг — самый сложный вариант. Проблема в том, что все услуги являются высокомаржинальными. Соответственно, более половины стоимости — это прибыль. В таких условиях можно применять демпинг и на аукционах творится настоящая вакханалия.

Поэтому, самым логичным вариантом будет Конкурс. Это наиболее точный и прозрачный вариант, отсекающий недобросовестных и неподготовленных участников.

Но предупреждаем, за этой безопасностью и честностью кроется множество сложностей самой процедуры. Необходимо трижды проверять каждый документ, только так получится добиться победы.

Советы новичкам в закупках

В этой части мы не будем рассказывать стандартные вещи, которые без труда можно найти в первой попавшейся статье. Мы за практические знания, и советы дадим соответствующие:

При получении электронной подписи, озаботьтесь настройкой компьютера заранее. Удостоверяющий центр вряд ли согласится помочь, поэтому стоит подготовиться.

Можете попробовать воспользоваться автонастройщиком, скачав его на сайте ЕИС-а, но он не всегда работает на должном уровне.

Аккредитация, на первый взгляд, может показаться легкой и простой процедурой. Однако, согласно статистике, первые отклонения заявок у новичков происходят именно по причине неправильно пройденной аккредитации.

Чаще всего, проблема заключается в нечитабельных документах, или не полностью подгруженных. Будьте внимательны!

Если ничего не получается, заявки отклоняют и вы не понимаете, что делать, обратитесь за помощью к экспертам.

Например, Тендерплан предоставляет услуги тендерного сопровождения, где в сборе документов и оформлении заявки Вам будет помогать специалист с многолетним опытом в закупках!

Отдельно проясним ситуацию с аккредитацией для физических лиц, ИП и самозанятых.

Вам стоит быть еще более внимательными, так как неправильная аккредитация в Вашем случае может грозить не только отклонением заявки, но и дополнительным обязательствам по налогам, сборам и так далее.

При участии в тендерах на поставку, указывая в технической части показатели своего товара, но не забывайте про критерии технического задания. На этом этапе подобрать более подходящий товар или отказаться от тендера будет максимально безболезненно.

Если же Вы решите просто переписать ТЗ, то предварительно озаботьтесь поиском реального товара. При оформлении заказчик мог допустить ошибку, и на деле такого товара не существует. А вот проблемы, которые появятся если попасть в такую ситуацию, будут более чем реальными.

Вывод

Воспользовавшись всеми описанными советами и грамотно заполнив все документы, отделять от победы Вас будет лишь опыт и качество предмета поставки.

Будьте добросовестным поставщиком, внимательно читайте все документы и не пытайтесь применять махинации. Тогда все ваши труды и старания непременно окупятся, да и на душе будет легче.

Какие бывают тендеры и как повысить шансы на победу

Необходимый минимум для тех, кто никогда не участвовал

Мы начинаем серию статей о тендерах: пошагово разберем разные виды закупок.

Начнем с самых азов — если вы уже участвовали в тендерах и побеждали, то, скорее всего, всё это вы уже знаете.

Что такое тендеры и какие они бывают

Термин «тендер» часто употребляется в сфере закупок, но в российских законах до сих пор нет его официального определения. В общепринятом смысле тендер — это конкурсные торги.

Заказчик объявляет условия, по которым будет покупать товары, услуги или работы. А поставщики с учетом требований предлагают свои варианты. Заказчик заключает контракт с поставщиком, у которого условия лучше. Правда, в жизни все гораздо сложнее.

Например, школа хочет закупить стулья и парты. Это госучреждение — пойти в мебельный магазин школа не может. По закону она должна провести тендер и выбрать поставщика конкурсным путем. Поэтому школа формирует требования к закупке и критерии, по которым будет отбирать победителя. Размещает информацию о закупке на специальном сайте для тендеров. В назначенный день школа подводит итоги и выбирает поставщика.

Чтобы свободно ориентироваться в теме, сначала нужно узнать все термины. Это не самый интересный раздел статьи, но без него невозможно понять основное.

В зависимости от того, кто организует конкурс, тендеры делятся на государственные, для компаний с госучастием и коммерческие.

Государственные тендеры проводят государственные организации, бюджетные и муниципальные учреждения. Например, больницам нужно оборудование, а школам — мебель. Все закупки здесь проходят в соответствии с 44-ФЗ . Если речь идет о выборе подрядчиков для капремонта общего имущества многоквартирного дома, то руководствуются постановлением правительства № 615.

Тендеры для компаний с госучастием проводят компании, частично или полностью принадлежащие государству, компании с регулируемой деятельностью и естественные монополии. Например, нефтегазовые, энергетические и горнодобывающие компании.

При организации закупок они руководствуются 223-ФЗ и внутренними положениями компаний о закупках. Их можно найти в открытом доступе. Вот, например, положения о закупках РЖД и «Газпрома».

Коммерческие тендеры могут проводить любые негосударственные компании. Эти закупки регулируются гражданским кодексом, федеральным законом «О защите конкуренции» и внутренними положениями.

По составу участников тендеры бывают открытыми, закрытыми и с ограниченным участием. В открытых закупках может принять участие любая компания. В закрытых — только компании, которые пригласил организатор. Это как вечеринка по приглашениям. В тендерах с ограниченным участием — все, кто соответствует специальным условиям. Например, условием может быть наличие особенного оборудования или определенной квалификации.

По количеству этапов тендеры делятся на одноэтапные и двухэтапные.

В одноэтапных организатор тендера выбирает победителя только на основе полученных предложений — без дополнительных обсуждений и встреч с участниками.

В двухэтапных после первого этапа заказчик может отобрать пул интересных предложений, а на втором — выбрать из них победителя. Здесь заказчик в процессе тендера может уточнить требования к закупке, а участники — доработать заявку перед финальным отбором.

По способу закупок тоже несколько вариантов.

Аукцион. Здесь ключевой критерий — цена. Кто предложит ниже, тот и победил.

Конкурс. Побеждает участник, который предложил лучшие условия по тендеру. Например, если компания выбирает подрядчика для издания корпоративного календаря, она может оценивать предложенную концепцию и эскизы дизайнера.

Запрос котировок или цен. Как и в аукционе, победителем становится участник с самой низкой ценой. Разница в том, что сроки представления заявок в таком тендере сильно ограничены: обычно не больше недели.

Запрос предложений. Заказчик выбирает предложение с лучшими условиями. Но, в отличие от конкурса, сроки проведения такого тендера обычно не превышают 10 дней.

Закупка у единственного поставщика. В отличие от остальных видов, это неконкурентный способ закупки. Заказчик никого не выбирает, а отдает контракт определенному исполнителю. Это возможно, например, при закупке услуг у монополиста: железнодорожных перевозок у РЖД или отправки корреспонденции у Почты России.

У любого тендера несколько характеристик. Например, коммерческая компания может объявить открытый конкурс, а госучреждение — закрытый аукцион.

Тендеры ищут на электронных торговых площадках — ЭТП. Всего их порядка 200. Новичкам в тендерах лучше начинать работу с сайта госзакупок. Здесь размещаются все закупки по 44-ФЗ и 223-ФЗ .

Кто может участвовать в тендерах

В тендерах могут участвовать юридические и физические лица, в том числе индивидуальные предприниматели. Об этом прямо сказано в 44-ФЗ и 223-ФЗ . В гражданском кодексе запретов тоже нет.

Главное — соответствовать требованиям, подать полный пакет документов и сделать лучшее предложение. Шансы на победу есть у всех.

Правда, нюансы для физлиц все равно есть. Они не смогут стать участниками закупок, где есть ограничения в условиях. Всего таких ограничений три:

1. Закупки для субъектов малого предпринимательства. В этом случае к участию допускаются только компании и индивидуальные предприниматели.
2. Наличие у участников лицензий. Они нужны для некоторых видов деятельности, например для телевещания или частной охранной деятельности. Физлица не могут получить лицензию — только компании и предприниматели.
3. Членство в саморегулируемых организациях. Требуется при строительстве, проектировании и инженерных изысканиях. В строительстве — для контрактов свыше 3 млн рублей. Вступить в СРО могут только ИП и юридические лица.

Если компания сотрудничает с физлицом, то по закону она обязана платить НДФЛ и страховые взносы. Поэтому в таком случае исполнитель на руки получит сумму меньше, чем указана в контракте. Как участвовать в разных видах закупок — расскажем в отдельных статьях.

Как повысить шансы на победу в тендере

Победителем может стать любой участник, если он предложил лучшие условия и правильно подал документы.

Как молодой компании победить в тендере. Для победы в некоторых видах закупок, например в конкурсах, важны деловая репутация и опыт работы. При оценке заявок эти факторы принимаются во внимание наряду с ценой. Поэтому молодым компаниям в таких закупках победить сложно, особенно если конкурентов много. Но есть тендеры, в которых участники побеждают только потому, что оказались единственными, кто подал заявку по всем правилам.

1. Участвуйте в тендерах с небольшими суммами. Тендеры до 1 млн рублей могут быть неинтересны крупным компаниям, а у вас будет больше шансов победить и заработать положительную репутацию.
2. Предлагайте выгодные условия. Найдите тендеры, похожие на те, в которых хотите победить. Посмотрите, что предлагают конкуренты и кого выбирают заказчики. Возможно, у вас получится сделать более интересное предложение. Например, сократить сроки поставки или включить в свою услугу дополнительную опцию бесплатно.
3. Внимательно заполняйте тендерную документацию. Это еще один способ получить преимущество. Представьте, что в тендере участвуют только два поставщика. Оба формально подходят под требования заказчика, но один неверно оформил тендерную документацию. Победит второй, даже если его цена выше предложения конкурента.

Как победить, не снижая цену. Все зависит от тендера. Если это аукцион или запрос котировок, то низкая цена — ключевой фактор для определения победителя. Поэтому лучше сразу определить, до каких пределов вы готовы снижать цену.

А в конкурсе или запросе предложений может выиграть участник, у которого лучше условия. Например, если речь идет о выпуске календарей или корпоративных открыток, то поставщиком может стать дизайн-бюро , которое предложило более интересный макет.

Что такое тендерное сопровождение и нужно ли оно. Тендерное сопровождение — услуга, при которой специалисты помогают готовиться и побеждать в тендерах. Специалисты могут участвовать на всех этапах или только помочь найти подходящий тендер и собрать пакет документов.

Тендерное сопровождение — хороший выход, если еще никогда не участвовали в закупках.

Услуги предлагают как специализированные компании, так и частные специалисты по закупкам. Их можно найти, например, на «Авито», «Юду», « Профи-ру ».

Еще есть ресурс GZEX. Там все устроено как на любой бирже фрилансеров: заказчики оставляют задания, а исполнители предлагают свои услуги.

Без откатов и знакомств: как выигрывать тендеры честно

основатель образовательной компании FluentRussia

Тендеры — отличный шанс заявить о своем бизнесе, укрепить репутацию и заработать на крупных заказах. Однако разобраться в правилах их проведения сложно. О каких подводных камнях следует знать, чтобы выигрывать тендеры, рассказывает основатель образовательной компании FluentRussia Екатерина Ездина. Сейчас у компании 150+ корпоративных клиентов, в числе которых «Лукойл», Pirelli, РЖД, «Пфайзер», СИБУР.

Рассчитывайте на собственные силы (и средства)

Реально ли выигрывать тендеры без откатов? Похоже, это самый популярный вопрос у поставщиков, которые только планируют работать в сфере закупок. Я обычно отвечаю на него так: выигрывать тендеры без откатов можно и нужно, но есть нюансы. Чтобы претендовать на победу в торгах, у вас должны быть:

• конкурентная цена продукта;
• релевантный опыт;
• хорошая материально-техническая база;
• команда специалистов по тендерам;
• собственные средства.

Да, для того чтобы выиграть в тендере, вы должны располагать средствами! Они могут понадобиться для обеспечения заявки и контракта, закупки оборудования и выплаты зарплат. Ведь если авансирование и бывает, то частичное. Рассчитывать вы сможете только на собственные силы.

Как правило, в договоре у тендерных заказчиков прописана отсрочка платежа. Обычно от 15 дней до двух месяцев. Например, оплата за февраль от наших клиентов приходит в апреле или мае. Зато мы получаем стабильный контракт на год вперед, в котором четко прописан объем работ, стоимость и сроки.

Участие в тендерах — это не спринт, а марафон

Только при системной работе с тендерами вы получите эффективный канал продаж. Если вы приняли решение участвовать в торгах, то делайте это регулярно. Иначе отдачи не будет и вы зря потратите время. По нашему опыту, стандартная конверсия тендеров составляет около 30%. Другими словами: чтобы выиграть три конкурса, нужно подать 10-12 заявок. Это постоянная и кропотливая работа, которую нельзя делать урывками.

За участие в тендерах у нас отвечает отдел из двух человек. Эти сотрудники сопровождают всю процедуру торгов: скрупулезно отслеживают тендеры на всех площадках, готовят документацию, проводят презентацию услуг перед возможными клиентами.

Не берите в тендерный отдел интровертов

За 12 лет работы мы даже смогли определить портрет идеального специалиста по тендерам. Он должен быть общительным, активным и пробивным. Никогда не поручайте работу с тендерами интровертам — людям, которым легче написать, чем позвонить. Еще одно важное условие — здоровые амбиции и творческий подход.

RB.RU организует встречу проекта Founders’ Mondays для начинающих и опытных предпринимателей. Дважды в месяц по понедельникам.

Тендер дает возможность поработать с известными брендами. Но за победу надо сражаться с сильными соперниками, а звездным клиентам нужен нетипичный подход. Поэтому успешный специалист по тендерам — это не тот, кто рассылает типовые заявки, а тот, кто разрабатывает предложение под каждого заказчика.

Научитесь определять нечестные закупки

Понять на старте настоящую цель тендера не всегда возможно. Иногда закупки используют как инструмент исследования рынка: соберем заявки и посмотрим, что нам предложат. Вы никогда не узнаете, действительно ли рассмотрят вашу заявку — иногда проводятся аффилированные закупки, когда заказчик заранее знает победителя, но все равно устраивает тендер. Формально.

Не выполняйте роль статиста и не участвуйте в заведомо проигрышном конкурсе. Когда нас что-то смущает в тендерном задании, мы просто не участвуем. Вот моменты, которые должны насторожить:

• Нереальные сроки. Если срок реализации проекта истекает «вчера», то, возможно, услугу уже оказали и сделку просто оформляют задним числом. Неопытный предприниматель сможет выиграть такой тендер. Только у него практически нет шансов сделать проект в срок и избежать штрафа.
• ТЗ под конкретного поставщика. Недобросовестный заказчик может помогать «своему» поставщику с помощью особой формулировки критериев оценки. Скажем, хитрец дает дополнительные баллы участникам за то, что они являются членами профессионального объединения или у них в штате есть сотрудники с научными степенями (хотя для выполнения работ это неважно). Сюда же относится вариант, когда под критерии конкурса на 100% подходит кто-то из ваших конкурентов.

Общайтесь с организатором тендера даже после проигрыша

Самая большая ошибка проигравших в тендере — закончить общение с потенциальным заказчиком сразу после объявления результатов. Но даже проигрыш может принести хороший заказ.

Развивайте знакомство. Вам известно имя человека, который отвечал за организацию тендера, а его контакты указаны в тендерной документации. И конкурс, в котором вы проиграли, — всего лишь одна из многих задач, которые он решает. Предлагайте ему свою помощь в других вопросах, как только появится шанс.

Не все поставщики выполняют обещания. Заказчик в итоге может остаться недоволен работой победителя тендера. И если вы будете находиться в поле его зрения, то в случае форс-мажора он напрямую сможет обратиться к вам. Один из самых крупных заказчиков нашей компании появился именно так — когда победитель тендера сорвал сроки, нас попросили исправить ситуацию.

Заранее просчитайте все риски

Иногда победа в тендере может обернуться потерей времени и денег. Если главным критерием выбора победителя выступает цена, можно смело отказываться от такого проекта. Думаю, не надо объяснять почему. Объем таких неблагодарных заданий может быть большим: однажды мы уклонились от участия в тендере, на который нашей команде пришлось бы потратить три недели работы.

Формулы «как выиграть тендер с гарантией 100%» не существует. Однако игра стоит свеч. Участие в тендерах — это реальная возможность выйти на качественно новый уровень, пополнить портфолио крупными заказчиками, наработать крутые кейсы для отраслевых конференций и получать новые заказы напрямую от этого же клиента или по его рекомендациям. А сам процесс участия в тендерах может быть интересным и приносить удовольствие — при условии, что вы знаете правила игры.

Без откатов и связей: как выигрывать тендеры

Мы два года подряд выигрываем в тендере сбытовой компании и набили в этом деле немало шишек. Делимся опытом — рассказываем, как подготовить нужные документы, как предложить выгодную цену и с какими трудностями можно столкнуться после выигрыша.

Найти тендер можно на zakupki.gov.ru — сайте единой информационной системы в сфере закупок. Там собраны тендеры с разных крупных торговых площадок. Введите в поисковую строку ключевые слова, которые относятся к вашей сфере деятельности, и сайт выдаст подходящие закупки.

Я основатель Zvonobot, мы внедряем Звонобота — голосового робота, который распознаёт и генерирует человеческую речь, может вести диалог с клиентом и заменять операторов на разных задачах. Постоянно мониторим новые тендеры по запросам вроде «голосовой робот» и «робот для звонков».

В конце 2018 года нам попался тендер «Пермэнергосбыта». Компания хотела разгрузить свой колл-центр и искала, кто сделает им голосового робота для приёма показаний счётчиков. Задача как раз по нашей части, решили подать заявку.

Для участия нужно иметь электронную цифровую подпись (ЭЦП), быть аккредитованным на площадке, где проводятся торги, и правильно заполнить конкурсную документацию.

ЭЦП — это набор символов, который закрепляется за юридическим или физическим лицом и подтверждает, что действие в интернете совершило именно данное лицо. Это как паспорт в цифровом мире: увидев его, системы понимают, с кем имеют дело. Получить подпись можно в удостоверяющем центре. Процедура простая: оформляете заявку, оплачиваете, готовите нужные документы и в указанный день забираете флешку с ЭЦП.

Следующий шаг — попасть в единый реестр участников закупок (ЕРУЗ). Используя ЭЦП, руководитель компании должен зарегистрироваться на портале Госуслуг и создать там профиль компании. Через несколько дней компания пройдет проверку и попадёт в реестр. С этого момента она сможет участвовать в тендерах на крупных электронных торговых площадках — Сбербанк-АСТ, Общероссийской системе электронной торговли, Федеральной электронной площадке, ТЭК-торге и других.

К моменту участия в тендере «Пермэнергосбыта» у нас уже были ЭЦП и аккредитация на торговых площадках. Мы приступили сразу к третьему шагу — заполнению конкурсной документации.

Пакет документов зависит от того, по какому федеральному закону проводится тендер. По 44-ФЗ пакет документов стандартизированный, по 223-му — нет. Нам достался тендер по 223-ФЗ, где пакет определяет заказчик. Нужно было подготовить документы из списка, который выложен отдельным файлом на странице тендера.

Большинство документов уже были готовы — у нас всегда лежит стандартный пакет на случай, если появится выгодный тендер. Эти документы пришлось только оформить по шаблону заказчика. Другие касались непосредственно тендера «Пермэнергосбыта», и готовить их пришлось отдельно.

Часть документов — обычные справки и выписки, которые можно заказать в разных инстанциях или взять в бухгалтерии. Процесс получения стандартный: сделали запрос — получили документ. Где взять такие документы:

• Выписку из ЕГРЮЛ; налоговую декларацию; справку об исполнении налогоплательщиком обязанности по уплате налогов, сборов, пеней, штрафов, процентов — в ФНС.
• Выписку из единого реестра СМСП — на сайте rmsp.nalog.ru.
• Устав ООО в действующей редакции, решение о продлении полномочий ген. директора, бухгалтерскую отчётность за прошедшие год и квартал, свидетельство о государственной регистрации юр. лица, ИНН организации, свидетельство о постановке на налоговый учет, лицензии и сертификаты на осуществление профильной деятельности, ксерокопию паспорта гендиректора — в собственной бухгалтерии.
• Письмо органа статистики о присвоении идентификационных кодов по общероссийским классификаторам — в местном отделении Росстата.

Остальные документы придётся заполнить самостоятельно. Чаще всего для них заказчики прикладывают шаблоны, чтобы ответы участников было удобно сравнивать. Прикладываем шаблоны «Пермэнергосбыта» — пригодятся вам в случае, если заказчик не предоставит свои.

Рассказываем, как заполнять документы.

Декларация о соответствии статусу СМСП — декларация о соответствии участника закупки критериям отнесения к субъектам малого и среднего предпринимательства.

В документе прописаны критерии отнесения к малому и среднему предпринимательству и оставлены пустые графы для данных о компании. Просто впишите цифры: например, в графу о «доходе компании за предшествующий год» — доход компании за прошлый год.

Справка о положительной деловой репутации — справка (декларация), подтверждающая, что вашей компании нет в реестре недобросовестных поставщиков.

Справку заполните сами от имени компании. Можете использовать наш текст: «Настоящим [название компании] подтверждает отсутствие в реестре недобросовестных поставщиков (подрядчиков, исполнителей) информации об участнике закупки — юридическом лице, в том числе информации об учредителях, о членах коллегиального исполнительного органа, лице, исполняющем функции единоличного исполнительного органа участника закупки — юридического лица».

Справка о материально-технических ресурсах — описание важной для проекта материально-технической базы.

Не указывайте каждую мелочь вроде столов, ноутбуков и офисной клетки с попугаем. У нас описание уместилось в две строчки: «офис» и «сервер».

Справка о кадровых ресурсах — список сотрудников, которые будут задействованы в проекте.

Весь штат компании вписывать не обязательно. В нашем случае хватило семи человек: руководителя, бухгалтера-экономиста, ведущего разработчика, трёх обычных разработчиков и менеджера по работе с клиентами.

Технико-коммерческое предложение — описание вашего предложения заказчику.

Чего заказчик ждёт от победителя тендера, он уже указал в ТЗ. Так как вы хороший исполнитель и собираетесь выполнить все требования, для технико-коммерческого предложения просто сделайте рерайт ТЗ с поправкой на свою компанию. Да, вот так просто.

Протокол разногласий к договору — документ, который нужен, если вы не можете выполнить какие-то требования заказчика.

В протоколе пропишите не только проблемные места, но и свой вариант решения — например, не готовы организовать доставку товара грузовыми газелями, но зато привезём сами на электросамокатах. Если вам по плечу все требования заказчика, просто не прикладывайте этот документ. Мы не приложили.

Анкета участника — типовая анкета со сведениями об организации, руководителях и учредителях.

Всегда есть шаблон анкеты, впишите туда сведения о компании.

Согласие на обработку персональных данных — типовое согласие на обработку персональных данных.

Шаблон всегда прикладывает заказчик. Заполняет человек, который представляет компанию на тендере — официально он называется «участником закупочной процедуры». Наше согласие заполнил генеральный директор.

Справка о выполнении аналогичных работ — описание выполненных работ, близких тематике тендера.

Каждый проект опишите в отдельной строке. Укажите сроки выполнения, сведения о заказчике, описание договора, сумму договора, сведения о рекламациях по перечисленным договорам. Мы описали опыт в разработке ПО для автоматической обработки входящих звонков для двух крупных компаний.

Письмо о подаче оферты — заявление, подтверждающее ваше участие в тендере.

Впишите в шаблон заявления название компании, количество листов в разных документах и другие мелочи. Обратите внимание на важнейший пункт «итоговая стоимость конкурсной заявки». Выбирая между участниками, заказчик в первую очередь обратит внимание на цену. Ваша задача — не продешевить, но поставить ниже конкурентов.

Когда все документы готовы, вставьте флэшку с ЭЦП в компьютер, зайдите на торговую площадку и подайте документы от имени компании. Заявку примут, и вам останется ждать результатов тендера.

Главное правило — цена должна устраивать вас и быть выше себестоимости работы. При расчёте себестоимости ориентируйтесь на сумму, которую потратите в самом худшем варианте развития событий. Помните: все накладные расходы ложатся на исполнителя. Если случайно уйдёте в минус, заказчика это не будет волновать.

В нашем случае в себестоимость входили расходы на Yandex SpeechKit. Мы платили за использование Звоноботом сервиса Яндекса при каждом разговоре с клиентом. Нужно было узнать, сколько придётся отдать Яндексу во время работы с «Пермэнергосбытом».

Мы расчитали, сколько показаний счётчиков примем за месяц, и умножили это число на стоимость самого длинного разговора — когда у человека куча счётчиков, и он хочет подать показания по всем сразу. Цифры не вдохновляли: получалось слишком дорого.

Казалось, пора отказаться от тендера — всё равно не выиграем. Но одного из тех. специалистов посетила мысль: «А что, если сделать собственную генерацию? Будем платить Яндексу только за распознавание». Мы ухватились за эту идею, нашли стороннюю open-source систему генерации речи и настроили под свои нужды. За использование системы не нужно было платить, поэтому удалось серьезно опустить стоимость заявки: срезали больше половины максимальной цены, указанной заказчиком в тендерной документации.

В итоге наша цена оказалась самой низкой, и мы выиграли тендер. Радости не было предела: удалось заполучить крупного заказчика! Мы стали работать над голосовым роботом и, конечно, встретили на пути много проблем.

Как правило, в тех. задании заказчик описывает идеальный сценарий — как всё должно работать, будь исполнитель волшебником. ТЗ выходит утопичным, потому что невозможно предугадать все трудности в сложном проекте. Это как за один раз дать ТЗ на постройку загородного дома: можно указать материалы, размеры, утвердить архитектурный план, и всё равно что-нибудь забудете; например, пока участок не подтопит весной, не вспомните про дренаж — систему отвода излишков воды.

«Пермэнергосбыт» постарался выжать максимум деталей и сделал ТЗ на 19 листах. Так поступают хорошие заказчики: расписывают всё максимально подробно. Но всё равно в работе мы столкнулись со сложностями.

Слишком короткий срок внедрения поставлен компанией. По ТЗ нужно было внедрить робота за две недели, но, когда мы рассчитали трудоёмкость, оказалось, что на работу над новым для нашей команды сценарием сбора счётчиков ушёл бы месяц.

Мы рассчитывали на победу, поэтому начали работу заранее, ещё до объявления результатов тендера. Две недели разрабатывали архитектуру решения и прописывали логику работы робота: как будет принимать звонки и обращаться к базе данных.

После победы в тендере заказчик открыл доступ к своему API и телефонии. В отведённые две недели мы занимались интеграцией Звонобота с системами «Пермэнергосбыта» и доработкой сценария звонка.

Недостаточно проработанный сценарий был указан в ТЗ. Компания заранее прописала алгоритм, по которому должен разговаривать робот. На первый взгляд он выглядел неплохо: робот проверяет номер лицевого счета, принимает показания, запрашивает подтверждение; если подтверждения нет, соединяет клиента с оператором. Но в сценарии не хватало деталей.

На этапе внедрения руководитель проекта заметила, что сценарий не учитывал многие варианты использования: например, если клиент какой-то причине не может внятно говорить или чётко передал показания счетчика, но добавил лишнюю цифру. Мы связались с «Пермэнергобытом» и стали совместно дорабатывать сценарий. В итоге с 16 блоков он разросся до 30.

Столкнувшись с проблемами в ТЗ, новички часто начинают злиться: «Как так, он нас просили одно, а нужно другое». Наш совет: примите проблемы как данность. Заказчик не обязан разбираться в нюансах продукта и делать ТЗ на уровне вашего лучшего тех. специалиста. Реально оценить работу и обсудить правки — задача исполнителя.

Когда работаешь с крупным заказчиком, запуск проекта в эксплуатацию — не финальный этап. Проект будет требовать исправлений и убирания багов, у клиента появятся новые требования, которые не всегда можно зафиксировать в ТЗ. Это нормально, к доработкам нужно быть готовым: без них продукт не будет приносить максимальную пользу.

Мы выигрывали тендер «Пермэнергосбыта» дважды — в конце 2018 и 2019 годов. За два года работы с компанией мы кучу раз улучшали функционал голосового робота. Рассказываем о самых крупных доработках.

Постоянно дорабатываем сценарий разговора Звонобота с клиентом. Всё время появляются новые кейсы, которые мы добавляем в сценарии. Результат — клиентам становится проще общаться с роботом, они проникаются доверием. В 2019 году только 60% позвонивших решались передать показания с помощью Звонобота, а в 2020 это делают 80%.

Проработали систему отказоустойчивости. Для предотвращения проблем с перегрузкой серверов создали триггерную систему мониторинга оперативной памяти. При приближении к критическим отметкам нагрузки система сигнализировала тех. специалистам, и те быстро устраняли проблему.

Увеличиваем мощности серверов и принимаем больше звонков и показаний. В июне 2019 приняли 46 тыс., а в июне 2020 уже 63 тыс.

Улучшать сервис после запуска и вносить доработки — это нормально. Хотя для новичков может показаться странным: ты вроде всё доделал, должен убрать проект в дальний ящик и заниматься чем-то ещё. Но так не бывает. Доработки возникают всегда, и вносить их обязательно, чтобы оставить заказчика довольным.

Мы не знаем, почему выигрываем тендеры

Руководитель агентства емейл-маркетинга рассказал, как его компания участвует в тендерах, почему иногда отказывается и какие странные вещи спрашивают заказчики.

Заказчики приглашают нас в тендеры напрямую

Мы занимаемся емейл-маркетингом: стратегией, дизайном, настройкой и аналитикой рассылок. Почтовые рассылки — это часть интернет-маркетинга, но многие компании заказывают их отдельно от создания сайта, контекстной рекламы или эс-эм-эм, потому что для рассылок нужны свои компетенции.

Тендерные площадки

В государственных и муниципальных тендерах мы не участвуем, поэтому не знаем про поиск, обеспечительные платежи и работу с тендерными площадками. Заказчики приглашают нас в тендеры напрямую.

Рынок емейл-агентств небольшой, профессиональных игроков штук десять на страну и еще столько же тех, кто не специализируется на рассылках, но что-то может. Обычно на стороне заказчика есть маркетолог, который о нас знает. Он приглашает нас сам или передает информацию в отдел закупок.

Все хотят работать с ООО, просят документы и дают техзадания

Формально в тендерах могут участвовать ИП, но корпорации относятся подозрительно к таким исполнителям. Мы заметили, что в какой-то момент из наших конкурентов в тендерах исчезли ИП и остались только ООО — может, были другие причины, но создается впечатление, что заказчики не хотят работать с ИП.

Вместе с приглашением организаторы присылают списки документов, обычно это 15—20 наименований. Для примера — перечень из пятнадцати документов для участия в одном из тендеров:

1. Свежая выписка из Единого государственного реестра юридических лиц, ЕГРЮЛ. Копия или электронный вариант с подписью директора.

2. Копии устава и изменений к уставу, если они были.

3. Копия свидетельства о государственной регистрации либо копия свидетельства о внесении записи в ЕГРЮЛ.

4. Копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе.

5. Копии лицензий или допусков, если они нужны для работы в этой сфере.

6. Копия решения о назначении генерального директора.

7. Копия доверенности, если договор подписывает представитель.

8. Копия справки из налоговой об оплате налогов и отсутствии долгов.

9. Налоговая декларация по НДС — копия или электронный документ с подписью.

10. Копия паспорта генерального директора и его письменное согласие на обработку персональных данных.

11. Копия выписки из Единого государственного реестра прав на недвижимое имущество и сделок с ним — ЕГРП, либо договор аренды помещения.

12. Копия бухгалтерского баланса за последний отчетный период с отметкой налоговой.

13. Копия отчета о прибылях и убытках за последний отчетный период с отметкой налоговой.

14. Справка о наличии производственных мощностей, оборудования, производственных, складских помещений, транспорта и других материальных ресурсов. Составляется на официальном бланке компании с подписью директора и печатью. К справке нужно приложить копии документов, подтверждающих право владения этими ресурсами.

15. Справка о наличии квалифицированного персонала. Составляется на официальном бланке компании с подписью директора и печатью. К справке нужно приложить копии штатного расписания и сведений о среднесписочной численности сотрудников.

Иногда требуют расписать, кто будет выполнять проект: имена, фамилии, опыт в других проектах, специализация. В одном из тендеров было странное требование — перечислить оргтехнику: сколько в офисе мониторов, принтеров, системных блоков. Кажется, это формальное требование, которое заказчик стандартно включает во все тендеры. Нам было проще написать, что у нас есть из техники, чем выяснять, зачем нужна эта информация.

Еще просят контакты заказчиков, с которыми компания уже работала. Например, спрашивают телефон компании из портфолио, похожей по размеру и отрасли.

Кроме формальных требований есть техническое задание — расчет проекта или творческое задание. Так заказчик проверяет, подходит ли ему наша квалификация. Объем задания может быть большим: например, весной мы отказались от участия в тендере, потому что себестоимость задания тянула на сотни тысяч рублей. Команде пришлось бы потратить несколько недель, чтобы его сделать.

Тендерные заявки у нас бывают двух видов:

• есть вот такой объем работы, рассчитайте, сколько это будет стоить, а для теста сделайте макет письма. По таким заявкам сразу понимаем, стоит ли тратить время и сколько прибыли может принести победа;
• предложите, что нам нужно сделать, а для теста проведите маркетинговый анализ, анализ конкурентов, настройте цепочку писем для новых клиентов и подготовьте десять макетов. В таких заявках непонятно, о каких суммах идет речь и стоит ли тратить время.

Если задание не слишком большое, на сбор документов, расчет стоимости и тест у нас уходит две — три недели — это адекватные сроки.

Зовут нас для массовки или реального участия, неизвестно

Мы никогда не знаем точно, зовут нас в тендер для массовки или действительно будут рассматривать нашу заявку. Когда спрашиваем, заказчики говорят, что будут обязательно выбирать из всех. Но на самом деле у них могут быть отношения с одним из участников, а тендер проводится для галочки.

Еще тендер могут использовать как дешевый инструмент исследования рынка. Логика такая: соберем десять умных ребят, они нам всё расскажут, мы посмотрим, а делать будем сами.

Понять на старте настоящую цель тендера невозможно, но если нас что-то смущает в тендерном задании, мы не участвуем. Например, когда видим, что задание составлено так, чтобы под критерии на сто процентов подошел наш конкурент.

Отказываемся, потому что участие тоже стоит денег — это зарплаты отдела продаж и продакшена. Всегда есть риск уйти в минус.

Заказчики не говорят, что повлияло на выбор победителя

Бывало, что нас зовут в тендер, мы говорим заказчикам, что поучаствуем, но просим рассказать нам потом, почему выбрали не нас. Заказчики соглашаются, а в конце говорят что-нибудь вроде: «У победителя более релевантный опыт и качественные работы, это и было главным критерием».

Проблема в том, что у термина «релевантный опыт» может быть разное наполнение. Например, мы проиграли тендер застройщика, хотя у нас много проектов в сфере недвижимости. И из-за этой формулировки нельзя понять, что заказчик имеет в виду под нерелевантным опытом. Может, ему не понравилось, что мы работали с небольшими жилыми комплексами, или он хотел исполнителя, который работает только с недвижимостью, или что-то еще.

Когда выигрываем, тоже не знаем почему. Заказчики не рассказывают, потому что тендеры проводят каждый год, и, если рассказать, один из участников получит преимущество: будет точно знать, что делать.

Побеждаем в 20—30% тендеров, но неравномерно. Бывает, выигрываем три тендера подряд, а бывает, что участвуем в пяти, и все пять проигрываем. Тендеры — это нетипичные проекты, нужно каждый раз придумывать что-то особенное, поэтому тяжело сравнить и понять, что мы делаем не так. Процесс для нас неуправляем.

На один тендер тратим две — три недели

На один тендер мы тратим в среднем две — три недели. Обычно процесс выглядит так:

• компания заказчика рассылает приглашения на участие в тендере;
• участники две недели рассчитывают стоимость и делают задания;
• участники тендера присылают расчеты и выполненные задания заказчику;
• заказчик выбирает пять исполнителей и приглашает их на защиту проектов. Защита может проходить по скайпу или лично;
• заказчик решает, кто победил. Подведение итогов может занять еще две — три недели.

Иногда есть еще один этап — «переторжка». Это сленговое название — суть этапа в том, что заказчик зовет компании из шорт-листа и предлагают сбросить цену. Кто сбросит, тот и получит контракт. К сожалению, с нами такое тоже случалось.

Обычно есть отсрочка платежа на 15—60 дней

С обычными заказчиками мы работаем по предоплате или постоплате: месяц работаем, а в конце выставляем счет и через три — пять дней получаем деньги. А вот у тендерных заказчиков в договоре всегда прописана отсрочка платежа.

Отсрочка платежа — это когда оплату, например, за февральские работы, мы получаем в конце апреля или начале мая. Стандартная отсрочка — от 15 до 60 дней. Такая система оплаты — это рост дебиторской задолженности и риск кассового разрыва. Деньги вроде есть, но получим мы их только через два месяца.

Как закрыть кассовый разрыв

Но даже с отсрочками платежей, непредсказуемостью результатов и объемными списками документов тендеры стоят того, чтобы в них участвовать. Плюс в том, что мы получаем годовой контракт, в котором четко прописаны работы, деньги и сроки. И мы на год спокойны: так и будет.

Еще тендеры мотивируют сотрудников. У команды появляется возможность поработать с известными брендами, например Яндексом, Озоном, но для этого нужно постараться. Тендер — соревнование, в котором наряду с нами за контракт борются другие сильные компании. Такое соперничество бодрит команду и помогает находить новые идеи.

Как участвовать в тендерах, чтобы найти новых клиентов

Некоторые предприниматели уверены, что в тендерах побеждают только «свои», а другие в это время стабильно участвуют в закупках и получают клиентов. Разбираемся, что такое закупки и может ли малый бизнес в них заработать.

Содержание статьи

Что такое тендеры и какие они бывают

Начать нужно с того, что в российском законодательстве нет понятия «тендер». Это слово часто используют в обиходе, но это скорее жаргонизм. Поэтому нужно выучить и термин — «закупка». Именно это слово используют в документации.

В закупках участвуют заказчики и поставщики (участники). Первые ищут исполнителей для работуслуг или продавцов товаров. Соответственно, поставщики пытаются стать исполнителями или продавцами.

Предприниматели участвуют в 3 видах тендеров:

• 44-ФЗ. Закон регулирует закупки государственных (муниципальных) органов и предприятий. Они тратят бюджетные деньги, и государство следит за обоснованностью трат. Бюджетники не могут что-то купить или сделать без закупок.
• 223-ФЗ. По этим правилам закупаются компании с государственным участием. Например, Газпром или РЖД. Они тратят свои деньги, но влияют на жизнь людей. Поэтому расходы находятся под контролем, чтобы не пострадали потребители. Например, чтоб не допустить повышения тарифов из-за неэффективных затрат.
• Коммерческие закупки. Это тендеры коммерческих заказчиков, которые самостоятельно определяют правила и критерии для выбора поставщиков.

Закупки отличаются требованиями к документации, способами проведения, сроками.

Давайте рассмотрим логику закупок с точки зрения всех сторон:

• Государство хочет, чтобы бюджетные деньги тратились с умом. Например, чтобы ремонт школы или больницы сделала компания, которая честно заслужила это право, а не знакомые чиновников.
• Заказчики не тратят время на поиск исполнителей, согласование деталей и цены. Они объявляют закупку, прописывают требования и стоимость. Затем смотрят претендентов и выбирают выгодное предложение.
• Предприниматели без рекламы выходят на клиентов, которым нужны услуги или товары.

Где проходят тендеры и как выбирают победителей

Сегодня большинство закупок проходит в электронном виде на ЭТП (Электронная торговая площадка). Это платформы, где регистрируются заказчики и поставщики.

Государственные заказчики имеют право торговаться только на 8 ЭТП:

• ЕЭТП
• РТС-тендер
• Сбербанк-АСТ
• ЭТС
• ГУП «Агентство по госзаказу РТ»
• РАД
• ТЭК-Торг
• ЭТП ГПБ

Остальные выбирают любые площадки с нужными заказчиками и поставщиками. Например, B2B-Center или OTC-Tender.

Если говорить о способах проведения, то заказчики чаще всего используют 2 варианта:

• Аукцион. Например, компания проводит обучение персонала. Назначается НМЦК (начальная максимальная цена контракта) в 1 миллион рублей. После этого собираются заявки участников. В назначенный день претенденты анонимно в онлайн-режиме снижают цены: кто-то готов выполнить заказ за 950 тысяч, а другие за 800 тысяч. Победит тот, кто предложит самую низкую цену, которую не перебьют.
• Конкурс. Автомобильный дилер ищет клининговую компанию для салонов. Объявляет закупку и ждет предложений поставщиков. Одна компания выполнит работы за 350 тысяч в месяц, а другая за 430 тысяч. Заявки рассматривают в комплексе и выбирают более дорогое предложение. Потому что поставщик делает уборку с помощью экологичных средств и бонусом предлагает 1 раз в квартал генеральную уборку любого салона.

У этих способов есть и упрощенные варианты. Заказчики применяют «Запрос предложений», чтобы изучить рынок и узнать, какие варианты существуют. Если нужна низкая цена, то объявляют «Запрос котировок». Участники дают предложение один раз, а заказчик выбирает самое дешевое.

В каких тендерах лучше участвовать малому и среднему бизнесу

Нужно объективно оценивать шансы и возможности. Если нефтеперерабатывающий завод закупает трубы, то вряд ли заказ выполнит ИП без собственного производства. Он не пройдет квалификационный отбор и заявку отклонят на первой стадии.

Рафаил Валиев, основатель и генеральный директор ООО «Научно-производственный центр «НовАТранс» считает, что бизнес обязательно должен участвовать в тендерах:

«Для некоторых отраслей МСП тендеры могут быть ключевым каналом продаж. Наш научно-производственный центр занимается разработкой и производством аппаратных и электронных обучающих продуктов с применением VR/AR-технологий для железнодорожной отрасли, поэтому тендеры – один из важных каналов продаж с начала существования компании (более 10 лет)»

Нужно участвовать в закупках, где заказчик ищет исполнителя с подходящей компетенцией. Тем более в 44-ФЗ и 223-ФЗ есть специальные закупки для представителей МСП.

Илья Кириллов, управляющий партнер в юридическом бюро Law & Wise уверен, что небольшие компании найдут клиентов в закупках:

«Государство заинтересовано в развитии малого бизнеса, и в законе предусмотрена поддержка в рамках закупок. Это обязанность заказчиков по 44-ФЗ осуществлять 15% своих годовых закупок у МСП и (или) СОНКО (социально ориентированных некоммерческих организаций). Есть возможность проведения заказчиками закупок только среди МСП и СОНКО, что исключает необходимость конкурировать с крупными игроками рынка»

В целом лучше участвовать в тендерах как можно чаще. Конечно, не всегда будут победы, но появится опыт и возможность анализа. На самом деле у небольших предпринимателей есть шанс победить и на фоне крупных игроков.

Семен Теняев, глава группы компаний «ВБЦ» уверен, что и у небольших компаний есть преимущества:

«Существуют тендеры, где у небольших компаний и ИП есть шанс победить крупных конкурентов. Помимо преференций, прописанных в законодательстве, есть чисто конкурентные преимущества. Часто небольшой бизнес предлагает более низкую цену на товары или услуги за счет экономии на административных расходах, штате, отсутствии внутренней бюрократии, лучше настроенных бизнес-процессах»

Как стать участником тендера

В закупках участвуют юридические и физические лица, ИП, самозанятые. Все зависит от условий, которые выставляет организатор тендера. Если речь идет о крупных партиях для федеральной компании, то обычный «физик», конечно, не справится.

Для большинства закупок есть и общие требования:

• У предпринимателя нет долгов перед бюджетом;
• Отсутствие процедуры банкротства;
• У руководителей нет судимости за экономические преступления;
• Компания состоит в реестре МСП, если участвует в закупках для малого и среднего бизнеса.

Дальше нужно выбрать подходящую ЭТП и пройти регистрацию. Для этого оформляют электронную подпись и готовят пакет документов. Обычно это стандартный набор: ЕГРЮЛ, ИНН и прочее. Заказчики, в свою очередь, имеют право требовать дополнительные документы. Например, лицензию или бухгалтерский баланс.

Затем на электронной торговой площадке подбирают тендер и подают заявку на участие. После этого ждут результатов закупки и если победили, то заключают контракт.

Как участвовать в тендерах и побеждать

Нужно составить заявку так, чтобы заказчик не отклонил ее на самом первом этапе. Предложение должно быть подготовлено так, чтобы с вами было выгодно работать.

Александр Кузнецов, главный специалист Учебного центра АО «ТЭК-Торг» подчеркивает главную задачу поставщика:

«Наиболее успешная стратегия в тендере — понимание требований заказчика. Для победы нужно предложить привлекательные условия поставки, которые оцениваются по специальным критериям, установленным в документации. В каждой конкретной закупке они могут отличаться — по аукциону достаточно предложить только самую низкую цену, а вот при конкурсе заказчик может оценивать еще и срок поставки, опыт участника и другие показатели»

Кроме этого, есть и небольшие хитрости, которые помогут взять заказ не полностью, а частями. Рекомендует Семен Теняев:

«Лайфхак для небольших компаний — кооперация с другими небольшими компаниями. В большинстве тендеров это разрешено (надо смотреть документацию). Так проще получить крупный контракт. Например, заказчик установил дополнительные критерии оценки (опыт участия, наличие трудовых и квалификационных ресурсов, лицензий). У одной компании опыт, а другая поставляет товар или выполняет услуги с большой скидкой, третья обладает необходимыми лицензиями.

Подав коллективную заявку, партнеры значительно повышают шансы на победу в тендере. Можно забрать часть контракта, выступая в роли субподрядчика, если заказчик закупает широкую номенклатуру, а вы предложите генподрядчику (победителю тендера) часть товаров или услуг на взаимовыгодных условиях»

Важно анализировать закупки. Если не победили, то посмотрите, какие условия предложили конкуренты. Возможно, в следующем тендере вы скорректируете заявку.

Если говорить про аукцион, то здесь надо заранее знать, как сильно вы готовы снизить цену, чтобы сделать все быстро. Своим опытом делится Рафаил Валиев:

«У нас был аукцион, где стояла задача выиграть с минимальным снижением цены. Вместе с нами участвовал конкурент. За основу стратегии наш тендерный специалист взял метод быстрого шага со снижением по 0,5% от начальной максимальной цены. С первых минут стало понятно, что борьба будет напряженной – конкурент был настроен решительно, не отставал в шагах и не собирался сдаваться. В какой-то момент аукциона он задумался и сделал небольшую паузу в шагах, что дало нам фору и позволило шагнуть не на 0,5%, а на 1%, и этим еще больше смутить конкурента.

Когда в ходе аукциона снижение цены достигло 7%, наш тендерный специалист сумел подловить момент и сделать шаг одновременно с конкурентом. В результате у нас с конкурентом были выставлены одинаковые стоимости, но победа досталась нашей компании. По регламенту аукциона, если два участника подают одинаковую цену, то автоматически побеждает тот, кто выставил низкую стоимость раньше. По протоколу выяснилось, что мы опередили конкурента на 5 миллисекунд. То есть фактически выставили минимальную стоимость, а конкурент через 5 миллисекунд эту стоимость просто подтвердил. Таким образом, мы одержали победу и при этом сумели снизиться в цене всего на 7,5%, то есть забрали контракт по стоимости, которая была даже выше ожидаемой»

Как найти подходящий тендер

Закон требует, чтобы заказчики по 44-ФЗ и 223-ФЗ публиковали свои закупки на сайте Единой информационной системы (ЕИС). Там через поиск можно найти закупки нужных заказчиков или посмотреть, где участвуют конкуренты. Это поможет подобрать нужный тендер.

Михаил Александров, руководитель представительства удостоверяющего центра «ИжТендер» в Санкт-Петербурге, рекомендует использовать специальные сервисы:

«С коммерческими закупками гораздо сложнее. В России более 6000 коммерческих ЭТП, где размещается информация о тендерах. Трудно вручную отслеживать такое количество площадок. Поэтому для поиска коммерческих тендеров используют специальные агрегаторы закупок или программы. Например, бесплатный сервис poisktenderov.ru»

Можно заказать тендерное сопровождение на аутсорсинге. Специалисты найдут подходящую закупку, подадут заявку и доведут дело до заключения контракта.

Какие ошибки допускают новички в тендерах

Ошибок не так много, но все они приводят к серьезным проблемам:

Ошибки в документах

Закупочная документация — это самое главное в тендерах. Малейшая ошибка дает основание для отклонения закупки. Например, заказчик написал, что размер деталей указывается в миллиметрах, а поставщик написал сантиметры. Это ошибка.

Неправильное финансовое планирование

Если участвуете в аукционе, не стоит стремиться победить любой ценой. Нужно заранее определить цену, ниже которой падать нельзя. При этом цена должна быть такая, чтобы бизнес получил прибыль. Это касается и конкурса: участвовать в тендерах нужно для денег, а не просто так.

Кроме этого, в торгах по 44-ФЗ есть обеспечение заявки и контракта. То есть надо дать заказчику денежную гарантию, что поставщик готов выполнить все условия контракта.

Поясняет Михаил Александров:

«Заказчик обязан отклонить победителя торгов, если тот на момент подписания контракта не предоставил обеспечение. Размер обеспечения определяется законом 44-ФЗ и составляет от 0,5 до 30 % НМЦ контракта. Конкретная сумма указывается в закупочной документации. Обеспечение предоставляют живыми деньгами на счет заказчика и банковской гарантией. У банка должна быть специальная аккредитация от Минфина»

Срыв сроков

В закупках все важно делать в отведенные сроки: от подписания договора до выполнения обязательств. Если с обычными контрагентами реально договориться по отсрочкам, то в закупках это трудно. Крупные государственные заказчики за любое опоздание могут разорвать договор, не оплатить работу и отправить исполнителя в реестр недобросовестных поставщиков.

Мысли, что все куплено

Это не так. Закупки с каждым годом прозрачнее. Конечно, у заказчиков остаются способы отдать победу «своим» поставщикам, но это реально обжаловать в ФАС. В целом, если грамотно участвовать в тендерах, то этот канал принесет прибыль.

Участие в тендерах — это возможность найти клиентов, которые заранее заинтересованы в ваших товарах и услугах. Для начала нужно самостоятельно разобраться во всех аспектах, чтобы набраться опыта. Если закупок станет много, то можно нанять в штат отдельного тендерного специалиста.